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電子科技大學中山學院學生檔案管理辦法
作者:   來源:機電工程學院   日期:2019年03月31日

第一章  總 則

第一條  學生檔案是學生在校學習期間的歷史記錄,也是學生德、智、體等表現的真實反映,為使我校學生檔案管理工作更加科學化和規范化,全面準確地反映學生的實際情況,根據我校實際情況,特制定本辦法。

第二條  本辦法所稱的檔案是指我校全日制本科學生檔案。包括已退學學生檔案。

第三條  學校各部門有保護學生檔案的義務。

第二章  檔案機構及其職責

第四條  學生工作處負責學生高中檔案的收取,學生畢業前歸檔材料的匯總,并向用人單位和畢業生主管部門及時轉遞畢業生檔案。檔案管理人員要嚴格遵守保密制度,保證學生檔案的完整和安全。

第五條  學生工作處應逐步完善檔案管理制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學手段,逐步實現檔案管理現代化。

第三章  歸檔范圍

第六條  履歷類材料和鑒定材料:高中學籍證明材料、高等學校畢業生登記表、姓名變更材料。

第七條 學習成績材料:成績冊、畢業論文成績。

第八條 學生黨團材料:中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書和黨員登記表

第九條  獎勵材料:優秀畢業生表彰文件及有關學校獎勵項目的登記表。

第十條  處分處理材料及畢業前體檢表。

第十一條其它有必要歸檔材料。

第四章  歸檔材料的要求

第十二條  個人填寫的履歷表必須要求本人如實填寫。

第十三條  歸檔材料應是完整的。不完整的材料一般不歸入檔案,如內容重要必須歸檔的,應由材料產生單位附加說明,并在說明上加蓋公章。由主管校領導審批后方可歸檔。

第十四條  材料署名必須用本人戶口法定姓名,不得用同音字或不規范簡化字代替,更不能不經有關部門批準擅自改名換姓。凡屬檔案材料必須認真書寫,不得用不規范簡化字、錯誤字或同音字,字跡要清楚、工整,書寫工具一律使用鋼筆或黑色簽字筆,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆。

第十五條  學生檔案材料屬長期保存的機密材料,其載體材料應選用質量較好的紙張。

第五章    檔案管理

第十六條  查閱、借閱檔案的手續:

1、二級學院和學校有關部門(可授權二級學院團委書記或輔導員辦理相關業務)因工作需要可申請查閱學生檔案,填寫《電子科技大學中山學院學生檔案查閱申請表》(見附件一),同一次查閱的數量限于兩份以內。

2、檔案查閱人應嚴格遵守借檔紀律,不得查閱本人及親屬的檔案。

3、學生檔案應在學生工作處查閱,如有特殊情況必須借出時,須經檔案管理部門領導批準,履行登記手續后方可借出,借出檔案應在一周內歸還。

4、寒暑假期間學生檔案停止外借,已經借出的檔案在放假前歸還。

5、閱檔人應嚴格遵守保密制度和閱檔規定,保證檔案的安全,借出的檔案不得帶到宿舍或公共場所,不得轉借他人或向他人泄漏檔案內容。

6、閱檔人對待檔案材料要認真負責。閱檔時對檔案內容不得涂改、添注、溝劃、損壞檔案材料,不得隨意抽出或增加檔案零星材料。查閱兩份檔案時,不要同時打開,以防止裝錯或丟失。如發現檔案中有問題,應及時向檔案工作人員說明,由檔案管理部門按有關規定處理,閱檔人不得擅自作主進行處理。

7、外來單位要查閱學生檔案的,要憑單位的政審函并填寫《電子科技大學中山學院學生檔案查閱申請表》。

第十七條  檔案提取

學生退學,可以憑退學證明到學生工作處按程序提取,同時把退學證明原件(或復印件)交學生工作處備案。

第十八條  新生檔案接收工作。

1、各二級學院在收取新生檔案時要認真負責,特別要注意材料是否齊全,考生除必須有報考材料(報考登記表、政審表、體檢表)外,還需要有原始檔案材料,包括高中畢業生應有的中學生檔案材料。二級學院在審查學生檔案時,如發現缺檔材料,應及時向學生提出來請他們回原校催要。

2、每年10月份,招生就業處和各二級學院將接受到的新生檔案統一移交學生工作處。檔案移交時,交接單位要認真核查檔案份數,填寫《學生檔案交接登記表》。

3、學生工作處整理新生檔案遵循與教務處提供的新生名錄及數量一致的原則,如果出現誤差,應及時反饋二級學院,由二級學院查明原因并負責催要歸檔。

4、在新生入學報到時,學生自帶的黨團材料由校團委收齊,其中黨組織材料交學校組織人事(部)處。

第十九條  新生檔案的審閱

各二級學院在新生報到后收取的新生檔案,根據工作需要,可指定專人負責,專人審閱學生檔案,為保證新生檔案安全,檔案審閱必須在二級學院指定的辦公室進行,并做好審閱記錄。新生檔案移交學生工作處后,將不再成批提供學生檔案審閱。

第二十條  畢業生檔案材料歸檔

1、學生畢業時,各二級學院應將畢業生需歸檔材料及畢業生入黨相關材料歸類,按學生工作處的工作安排移交并通過學生工作處寄發,以上各單位整理歸類畢業生檔案的時間為畢業生離校前的兩周內。

2、各二級學院移交畢業生材料的范圍包括高等學校畢業生登記表、學生成

績登記冊、體檢表、報到證等。移交材料具體要求:

1)高等學校畢業生登記表:需蓋二級學院公章和招生就業處公章。班長簽名、輔導員簽名。

2)學生成績登記冊:需蓋學校教務處章。

3)體檢表:需蓋縣級以上醫院專用章。

3、關于畢業生其它材料的歸檔

除以上移交畢業生材料范圍以外的需歸入學生檔案的材料。例如處分處理材料等,由負責部門轉交學生工作處歸檔。

第二十一條  畢業生檔案的轉遞和查詢

1、學生工作處根據招生就業處提供的派遣信息將畢業生檔案轉遞到相關用人單位或主管部門。

   2、檔案轉遞工作流程:

   二級學院根據學生派遣證、生源地等信息填報《電子科技大學中山學院畢業生檔案去向表》,經學生確認后,上交招生就業處。招生就業處確認后統一將《電子科技大學中山學院畢業生檔案去向表》提供給學生工作處,由學生工作處轉遞。

正常畢業生:學生工作處根據招生就業處提供的派遣地址,于每年7月初轉遞檔案。

結業生:結業生檔案在正常畢業期三個月內暫存學校,三個月后,招生就業處統一提供結業學生檔案去向信息(派遣地址或生源地檔案接收部門),由學生工作處負責轉遞;對三個月期滿后申請繼續保留我校學籍(取得我校學籍后的6年內)的結業生,按上述程序辦理檔案轉遞。在學籍保留期滿時仍未獲得畢業證的,由學工處統一向結業生生源地轉遞檔案。

考研學生:被國內高校錄取的考研畢業生,由招生就業處根據錄取通知書上的轉遞地址匯總后交學工處統一轉遞。該項工作時間原則上安排在5月中下旬進行。未獲國內高校錄取或考取外國院校研究生的考研畢業生檔案轉遞辦法按“正常畢業生”辦法執行。

3、業生檔案的查詢工作。           

如果用人單位在規定時間內沒有收到畢業生的檔案,可來人、來函到學生工作處查詢。學生檔案出現遺失等問題參照人事管理辦法執行。

第二十二條  本辦法自201454日起施行。

第二十三條  本辦法由學生工作(部)處負責解釋。


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